異業種交流会後のメルマガ配信には配慮が必須

異業種交流会では多くの方と名刺交換をする機会が得られます。

多くの方と知り合えるということは、見込みの大小は別として潜在顧客が増えたということでもあります。

せっかくのご縁ですので御社の活動を継続的に周知したいと思う方も多く、そのための手段としてメールマガジンを活用する企業様も少なくないです。

ただし『第一印象は一度きり』ですから、メールマガジンを送るなら最低限のマナーは順守されることをお勧めします。
相手を『人脈』と見て『長い付き合い』をしたいのであれば、受信側の目線に立ちましょう。

※当コラム内で記載するメールマガジンというのは、広告も兼ねて定期的または不定期だが継続的に配信するメールのことを指すこととします。
「事務所移転のお知らせ」「夏季休暇のお知らせ」「新サービス開始のお知らせ」のように不定期かつ単発で送信するメールは含まれません。

そのメルマガ、相手が望んだものですか?

異業種交流会エンコレ主催者も、ご参加いただいた方からメールマガジンを受け取ることがあります。

しかし、残念ながら事前に『メルマガを送っても良いですか?』と聞かれたことは殆どありません。

「名刺交換をする=いつでも連絡してください」ということでもあるので法的には問題ありません(「特定電子メール法」のオプトイン方式による規制に抵触しない)。
しかし、異業種交流会は人脈作りの場であり、広告メールを一斉配信するためのデータ集めの場ではありません

また、異業種交流会はコミュニケーションの場です。
メルマガをお伺いを立てずに配信し始めるというのは一方的な行動でありコミュニケーションが成立していません。

特に異業種交流会は多くの方との短時間でのコミュニケーションから始まるため、第一印象が他の場よりも重要になってきます。

せっかく名刺交換をした際に良い印象を持ってもらえたのに、

勝手に届くメルマガは印象が悪い

  • 勝手にメールマガジンを送ってくる会社
  • 相手を人脈ではなく広告配信用のデータとして見る会社

という印象に変わってしまうのは勿体無いです。

定期的に付き合いが続いている方からの配信であれば、今更事前連絡をいただかなくてもむしろ興味を持つのですが。。。

異業種交流会で出会ったばかりの方の場合、信頼関係という土台作りを省略して営業メールが届き始めると『一人ひとりとの付き合いを大切にするより、数打てば当たるというタイプか・・・』となり、『人脈』作りの対象から外される可能性があります。

普段から相手を「広告先」ではなく「人脈」として見てコミュニケーションを取っている方であれば、最初に何らかのフォローをされるはずですよね。
メールマガジンを送りたいなら、名刺交換時に承諾を得てからまたはある程度の付き合いをしてから配信登録されることをお勧めします。

当然のことながら、異業種交流会エンコレが配信しているメルマガは、異業種交流会参加お申込みフォームまたは当ページ右側のボックス(スマホの場合は下部)から希望をされた方にのみ配信しております。

メールマガジンは貴方本人が書いていますか?

主にセミナーやイベントを開催している企業様に多いのですが、

  • 名刺交換をした本人ではなく会社は同じであるが別の社員から届くようになった
  • 名刺交換をした方とは別会社のビジネスパートナーが配信しているメールマガジンが届くようになった
  • 名刺交換をした本人達ではあるが、送信者が変わっているだけで同じ内容のメールが同会社の営業複数名から届いた

この場合、
(弊社の社員と過去にお名刺交換された方にご案内しております)
と書かれていたり、それすら書かれておらず「この人誰?」と思うこともあります。

「とりあえず配信して反応があれば儲け物」と思われた私にも問題があるのかもしれませんが、『私は「貴方」とのご縁をいただいたと思っていたのにな~』と残念な気持ちになりました。

企業方針ですので貴方の意思では無いのかもしれませんが、プラスの印象が積み重なることではありませんので何らかのフォローをされることをお勧めします。


メルマガ登録では無いですが、とある経営者の方と名刺交換をして数日後、『テレアポ担当の者ですが・・・』という電話が来たこともあります。
※当異業種交流会の開催主旨とは異なるため、今後の参加をお断りすることにいたしました。

「解除の際は配信不要と返信ください」と言われても・・・

メールマガジンの多くに当てはまることなのですが、

『配信を希望されない場合はお手数ですが「配信不要」とご返信ください。』

と書かれていることが多いです。

なお、配信解除方法の記載(受信拒否の通知ができる旨、および受信拒否の通知を受けるための電子メールアドレスまたはURL)をすることは『特定電子メールの送信の適正化等に関する法律』で義務付けられています。

その他にも、下記の記載が必要です。

オプトイン規制

  • 送信者の本名(フルネーム)または会社名
  • 送信者などの住所
  • 苦情・問合せなどを受け付けることができる電話番号、電子メールアドレス、URL

記載が無い場合、「1年以下の懲役または100万円以下の罰金(法人の場合は行為者を罰するほか、法人に対して3000万円以下の罰金)の行政処分が課されます。

配信解除方法の記載を記載するのは最低限のマナーかつコンプライアンスの取り組み上必要なことでもあります。

そのため、「配信不要」と返信をすれば解除されるのでしょうが「御社からの情報は不要です」というメールを送るのと同義です。
普段から気遣いを大切にしている人ほど返信しにくいです(それが狙いの方もいるかもしれませんが・・・)。

勝手に配信されたのに、関係を切るときはこちらが悪者な気分になる。こんな理不尽なことはありませんね。

配信解除を希望されている方には、以下の設定をした方が親切です。

配信解除への配慮

  • 配信解除用のURLを掲載する
  • ワンクリックで自動的に配信解除される

メルマガ配信会社を通すと月2000円程度で設定をすることができます。

例:異業種交流会エンコレが使用している配信会社 ⇒コンビーズメール プラス

事業をされている方の殆どは知っていることですので、「相手への気遣いよりも月2000円の経費削減を優先しているのかな?」と思われるのも損です。

解除手続き自体が短時間でも相手の時間を奪うことでもありますし、
貴方の都合でメルマガ登録をしたのですから、解除のときに余計な気を遣わせないように配慮されることをお勧めします。

既に事前許可を取らずに配信している場合

法的には問題無い行為ですのでフォローする義務も当然ありませんが、もし何らかのフォローをしたい方がいる場合のために記載しておきました。

あくまでも一例ですが参考になれば幸いです。

再登録していただくためのフォロー

もし既に事前許可を取らずに配信している方で、事前許可を取る方針に変えたい場合はどうしたら良いでしょうか。

一つの方法としては、

誠実なフォローはファンを増やす

  • わかりやすいタイトルを付けてメールを配信する
  • タイトルに沿った事情を記載した上で「あらためてメールを購読していただける方は、下記から配信登録をお願いいたします」と案内する

などの対応をすると良いと思います。

登録してくれた方はファンになってくれている可能性が高いので、今まで以上に積極的・直接的なPRも可能になってきます。

登録してくれなかった場合は、元々見込み度が薄い方または残念ながらメルマガ登録により良い印象を持ってもらえなかった方です。
個別にフォローをするか、ご縁が無かったということで潔く諦めた方が良いです。

御社のスタンスにもよりますが「多くの方よりファンになってくれる少数の方を大切にする」ほうがビジネスとしては健全な場合も多いはずです。

ブラック入りしてメールが届かなくなる可能性も

法的には問題無いとしても、無断で配信を始めた場合は、受信者から迷惑メールに振り分けされる可能性があります。

それだけなら仕方ないのですが、多くの方に迷惑メール設定をされるとそのアドレス自体がブラック判定されることがあります。

その場合、その方以外のgmailやYahoo!メールアドレスに送信する場合においても自動的に迷惑メールフォルダに振り分けされてしまう、ことがあります。
最悪の場合、サーバーごとブラック入りし、迷惑メールフォルダにすら入らず消えてしまうこともあるようです。

気になる方はご自身でgmailやYahoo!メールのアカウントを作り、そこにメールを送って確認してみてはいかがでしょうか。

確認してみた結果迷惑フォルダに入るようでしたら、ブラック入りしている可能性があります。
今は問題無くても、今後も続けるとブラック入りしてしまう可能性も出てきます。

もしメルマガと普段使いのメールアドレスが同じだった場合、通常業務においても迷惑メールフォルダに入ってメールを見てもらえず支障が出てしまうリスクもあります。

その場合は長く事業をされたいのであれば、新しいメールアドレスを再度取得した方が宜しいと思います。

ビジネスマナーを守って気持ちの良い人付き合いを

いかがでしたか。
当てはまる点はありませんでしたか。

全てに共通しているのは『異業種交流会で得たご縁を大切にしていただきたい』ということです。
そのため、仮に上記全てをクリアしていなくても、相手に対する継続的なフォロー・気遣いを忘れないでいただけたらと思っております。

異業種交流会は『ビジネスの交流』『企業間の交流』でもありますが、『個人対個人の交流』から始まります。

参加目的は人それぞれですのでビジネスライクに徹するのも自由です。
ただし、貴方がそうでも相手は一人ひとりとの深い付き合いをきっかけとしたビジネス発展を望んでいる可能性もあります
最低限のご配慮をしていただけますようお願いいたします。

異業種交流会参加申し込み